Datenschutzerklärung - my-rowing-club

Datenschutzerklärung my-rowing-club

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung gilt für my-rowing-club mit den dazugehörigen Websites my-rowing-club.com (Homepage) und app.my-rowing-club.cloud ( MYRC App)

Warum gibt es diese Datenschutzerklärung überhaupt?

Hallo und herzlich willkommen bei my-rowing-club ( MYRC )! Wir finden es super, dass du dich für unsere Plattform interessierst. Wir bieten dir ein digitales Log-Buch, eine Möglichkeit zur Dokumentation von Bootschäden, einen Trainingskalender und vieles mehr – und zwar ganz einfach über das Internet!

Bei der Nutzung der verschiedenen Funktionen auf MYRC werden natürlich personenbezogene Daten verarbeitet. Die sogenannte Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) enthält dazu einige Vorgaben wie z.B. die Informationspflicht zu Beginn der Datenverarbeitung nach Artikel 13 DS-GVO. Schon zum Zeitpunkt der Erhebung deiner personenbezogenen Daten hast du das Recht, über bestimmte Dinge aufgeklärt zu werden. Und genau darum geht es in dieser Datenschutzerklärung!

2. Was sind personenbezogene Daten

Beim Datenschutz dreht sich alles um personenbezogene Daten (nachfolgend auch Daten). Darunter fallen alle Informationen, die sich irgendwie auf einen Menschen beziehen lassen. Es kommt dabei nicht darauf an, wer den Bezug herstellen kann. Es reicht, dass es möglich ist. Beispiele für personenbezogene Daten sind Name, Adresse, Beruf, E-Mail-Adresse, Gesundheitszustand, Einkommen, Familienstand, Telefonnummer und Nutzerdaten wie die IP-Adresse. Aber auch deine gefahrenen Kilometer, Trainingszeiten oder die Vereinszugehörigkeit fallen darunter.

3. Was bedeutet Verarbeitung?

Mit personenbezogenen Daten kann man sehr viel machen. Der Begriff der Verarbeitung ist daher sehr weit zu verstehen und umfasst eigentlich alles vom Erheben bis zum Löschen. Man kann personenbezogene Daten erfassen, organisieren, ordnen, speichern, anpassen, verändern, auslesen, abfragen, verwenden, offenlegen, übermitteln oder bereitstellen. Alle diese Vorgänge stellen eine Verarbeitung dar.

4. Wer ist für MYRC verantwortlich?

Wenn du MYRC verwendest und dabei deine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, fällt das grundsätzlich in den Verantwortungsbereich der iakio GmbH. Die Kontaktdaten kannst du dem Impressum entnehmen. Einen Datenschutzbeauftragten hat die iakio GmbH nicht benannt (weil sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet ist). Du kannst dich aber bei Fragen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten bei der Nutzung von MYRC jederzeit an die E-Mail-Adresse support [at] my-rowing-club [dot] com wenden.

5. Besuch von MYRC

Wenn du dich im Internet bewegst, werden durchgängig personenbezogene Daten verarbeitet. Allein schon, wenn du MYRC aufrufst, sendet dein Computer Daten an uns. Das ist aber ganz normal, weil die Verbindung zu deinem Computer sonst nicht möglich wäre und du MYRC nicht aufrufen könntest. Diese technischen Nutzungsdaten beinhalten in der Regel folgendes: Datum und Uhrzeit des Abrufs, Name der aufgerufenen Unterseite, IP-Adresse, Referrer-URL (Herkunfts-URL), verwendetes Betriebssystem, Hostname des zugreifenden Rechners sowie Produkt- und Versionsinformationen des Browsers. Die Verarbeitung dieser Nutzungsdaten ist erforderlich, um dir den Zugang zu MYRC zu ermöglichen.

Wir verwenden die Nutzungsdaten nicht, um uns ein Bild von dir zu machen oder dich irgendwie auszuspionieren. Wir speichern sie deswegen ohne einen Bezug zu dir und behalten nur die technischen Angaben. Diese benutzen wir, um MYRC weiter zu verbessern und Fehler auszubügeln. Wenn wir z.B. merken, dass wir mittags oder abends sehr viele Besucher haben, die Seite deswegen abstürzt und der Eintrag in das Logbuch nicht mehr klappt, müssen wir etwas tun. Die Nutzungsdaten helfen uns dabei, genau solche Probleme zu erkennen und zu beheben.

Wir wollen dir die Möglichkeit geben, deine Fahrten zu dokumentieren, dich mit anderen Sportlern zu verabreden, Kontakte mit anderen Vereinen zu knüpfen und die Schäden an deinem Boot zu verwalten. Du fragst dich jetzt, warum wir das wollen? Die Antwort ist ganz einfach. Wir lieben Rudern und wollen diesen Sport in das digitale Zeitalter bringen! Dass wir dabei deine personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen, ergibt sich aus Artikel 6 Absatz 1 b), f) DS-GVO (Nutzungsverhältnis und berechtigtes Interesse).

6. Sign-Up und Sign-In

Allein mit dem Besuch von MYRC ist es natürlich nicht getan. Um die Funktionen nutzen zu können, musst du dich registrieren. Das kennst du bestimmt schon von anderen Webseiten und Plattformen. Als erstes musst deine E-Mail-Adresse (gleichzeitig dein Benutzername) angeben. Danach kannst du dich anmelden und dein Profil vervollständigen. Dabei kannst du deinen Vor- und Nachnamen, deine Anschrift, Sprache sowie dein Geburtsdatum und Geschlecht angeben.

Wenn du MYRC verwendest, ist das eine Art Vertrag oder Nutzungsverhältnis, weshalb uns die DS-GVO die Verarbeitung deiner Daten erlaubt. Das ergibt sich aus Artikel 6 Absatz 1 b), f) DS-GVO (Nutzungsverhältnis und berechtigtes Interesse). Wir benötigen bestimmte Daten von dir, um dich eindeutig zuordnen zu können, dein Profil mit einem Verein zu verknüpfen und einen angemessenen Sicherheitsstandard zu gewährleisten. Aus diesem Grund musst du auch eine gültige E-Mail-Adresse und ein Passwort angeben. Wenn du uns deine Daten bei der Registrierung nicht nennst, kannst du MYRC nicht in vollem Umfang nutzen.

7. Onboarding

Nach dem Sign-In kannst du entweder einen Verein anlegen oder den Zugang zu einem Verein beantragen. Ohne die Zugehörigkeit zu einem Verein kannst du die Funktionen von MYRC nicht nutzen.

Verein anlegen: Um einen Verein anzulegen und zu verwalten ist es erforderlich, eins der angebotenen Basismodelle zu erwerben. Hierzu musst du eine Rechnungsadresse und / oder die Vereinsadresse angeben und eine Bezahlweise auswählen.

Zugang beantragen: Wenn du Zugang zu einem Verein beantragst, erhält der Vereinsinhaber eine Nachricht und kann dich zum Verein hinzufügen oder ablehnen (falls du kein Mitglied des Vereins bist). Wurde bereits von dem Vereinsinhaber ein Profil für dich angelegt, so wird dieses Profil mit deinem eigenen Account verbunden.

Auch diese Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ist uns gestattet, da du sonst die Funktionalitäten von MYRC nicht nutzen kannst und wir unsere Leistungen nicht erbringen können. Die Vorgänge gehören zum Vertrag bzw. Nutzungsverhältnis, weshalb Artikel 6 Absatz 1 b), f) DS-GVO (Nutzungsverhältnis und berechtigtes Interesse) auch hier als Rechtfertigung herangezogen werden kann. Wenn du deine personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang nicht an uns weitergibst, kannst du MYRC wie gesagt nicht nutzen.

8. Verwaltung deines Accounts

Wenn du Mitglied eines Vereins bist, hast du auf dem Dashboard verschiedene Möglichkeiten. Bei einigen Funktionen werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Elektronisches Fahrtenbuch: Im Fahrtenbuch werden – du kannst es dir denken – Fahrten erfasst. Da das Papierfahrtenbuch ersetzt werden soll, werden hier genau die Daten eingetragen, die du sonst mit einem Stift aufschreibst. Eintragen werden die Fahrtnummer, das Fahrtziel sowie der Beginn und das Ende. Auch die Entfernung und Besatzung (Mannschaft, Obmann, Steuermann) können angegeben werden. Die erste Erfassung mit den Basisdaten erfolgt vor der Fahrt – der Rest wird danach eingetragen. Es besteht auch die Möglichkeit, eine Fahrt insgesamt nachzutragen, falls das zuvor vergessen wurde. Außerdem können hier auch Vereinsgäste hinzugefügt werden.

Bevor du einen Gast einträgst, vergewissere dich bitte, ob dieser damit einverstanden ist. Erfasse nur die Daten, die auch wirklich notwendig sind. Im Zweifel stimme dich mit deinem Vereinsinhaber ab.

Kilometerliste für Ruderer und Boote: Die Kilometerliste enthält die Jahresstatistik. Aus dieser geht hervor, wie viele Kilometer die Mitglieder gerudert haben bzw. die Boote gerudert wurden.

Teams (Terminkalender, Trainingsgruppe und Auswertung, Trainingsbeteiligung): Das Teams-Feature ist für Trainingsgruppen gedacht. Die Mitglieder eines Vereins können eine Gruppe definieren, die dann einen Terminkalender für eine Saison erstellen kann. Jedes Teammitglied kann dann Trainingstermine zu- bzw. absagen. Zusätzlich ergeben sich u.a. Statistiken zur Trainingsbeteiligung. Weiterhin werden die Fahrten, die im Fahrtenbuch eingetragen wurden, mit auf der Teamseite verknüpft.

Aufgabenbörse: Der Verein kann Aufgaben platzieren und die Mitglieder um Hilfe bitten (z.B. Boote reinigen, Getränkeausschank bei der Vereinsfeier). Du hast die Möglichkeit, Hilfe zu der ausgeschriebenen Aufgabe zuzusagen. Du kannst auch selbst eine Aufgabe platzieren.

Erfassung ehrenamtlicher geleisteter Arbeit: Hier kannst du deine ehrenamtlich geleisteten Tätigkeiten erfassen. Du siehst nur deine eigene eingetragene Tätigkeit, andere Mitglieder von MYRC haben keinen Zugriff. Der Vereinsinhaber hat allerdings Zugriff auf alle von seinen Mitgliedern eingetragenen ehrenamtlichen Tätigkeiten (das gehört bei einem Verein dazu).

Bootschadensverwaltung: Hier kannst du Bootschäden erfassen. Ist ein Boot wieder repariert, dann wird der Bootsschaden auf den Status „Repariert“ gesetzt. Die Schäden können in einer Historie nachverfolgt werden, damit der Zustand des Bootes besser überwacht werden kann. Das dient der Sicherheit der Sportler und verhindert Unglücke.

Jahresberichte: In dieser Funktion ist ein Jahresbericht enthalten, den sich alle Mitglieder (mit Ausnahme der erfassten Ehrenamtstätigkeit) anschauen können. Berichte können auch heruntergeladen werden.

Dass wir dabei deine personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen, ergibt sich auch hier aus Artikel 6 Absatz 1 b), f) DS-GVO (Nutzungsverhältnis und berechtigtes Interesse). Die Funktionen von MYRC dienen ja gerade der elektronischen Erfassung deiner geruderten Kilometer und Tätigkeiten im Verein. Wenn du keine Daten eingibst, entfallen die Vorteile der Nutzung von MYRC.

9. Kontakt mit uns

Es hört sich zwar sehr offiziell an, aber du bist ein Nutzer von MYRC und damit unser Vertragspartner. Deswegen kannst du natürlich immer mit uns Kontakt aufnehmen, falls es irgendetwas zu klären gibt. Wenn du dich registriert hast, haben wir deine Kontaktdaten ja schon. Aber vielleicht rufst du uns auch an oder schreibst deine Telefonnummer in eine E-Mail. Wir brauchen deine Daten jedenfalls, damit wir – falls es notwendig sein sollte – mit dir Kontakt aufnehmen können. Das ist z.B. der Fall, wenn wir die Nutzungsbedingungen für MYRC ändern.

Weil du unser Vertragspartner bist, dürfen wir deine Kontaktdaten wegen Artikel 6 Absatz 1 b) DS-GVO (Nutzungsverhältnis) verwenden. Die DS-GVO erlaubt es in diesem Rahmen, dass wir uns mit dir in Verbindung setzen.

10. Verwendung von Cookies und Local Storage

Du weißt bestimmt, was ein Cookie ist: ein Keks. Auf Webseiten werden auch Cookies eingesetzt, Kekse sind das aber sicher nicht. Es sind kleine Textdateien, die auf deinem Browser gespeichert werden. Manche Cookies werden nach dem Schließen einer Internetseite wieder gelöscht. Es gibt aber auch Cookies, die auf deinem Computer gespeichert werden. Cookies sind dazu da, deinen Computer bei deinem nächsten Besuch auf MYRC wiederzuerkennen. Du musst dich dann nicht jedes Mal neu anmelden, wenn du dich mit deinem eigenen Computer anmelden willst. Manche Cookies sind dafür zuständig, dass MYRC richtig auf deinem Computer angezeigt wird. Wenn du sie deaktivieren würdest, kannst du die Inhalte wahrscheinlich nicht mehr richtig sehen. Trotzdem kannst du selbst entscheiden, ob du Cookies zulassen möchtest oder nicht. Außerdem ist bei der Nutzung von MYRC der Local Storage deines Browsers aktiv. Dieser ist im Prinzip das gleiche wie ein Cookie – er kann aber mehr Daten speichern. Bei der Nutzung von MYRC werden die im Account verarbeiteten Daten (z.B. Namen von Mitgliedern, Fahrtziele, Altersklassen, Boote) im Local Storage gespeichert. Das ist notwendig, damit MYRC auch bei einer schlechten Internetverbindung richtig funktioniert und genutzt werden kann.

Da wir mit dem Einsatz von Cookies und Local Storage den Abruf und die Darstellung von MYRC verbessern wollen, ist die Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang wegen Artikel 6 Absatz 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse) erlaubt. Wenn du die für den Betrieb von MYRC notwendigen Cookies löschst, kann es zu Funktionseinschränkungen oder einer fehlerhaften Darstellung kommen (z.B. auf Mobilgeräten).

11. Wie lange speichern wir deine Daten eigentlich?

Solange du bei uns registriert bist, speichern wir die in deinem Account angegebenen personenbezogenen Daten. Sobald du deine Mitgliedschaft beendest, wird grundsätzlich auch dein Account gelöscht. Die Einträge im Fahrtenbuch und den anderen Dokumentationen bleiben jedoch bestehen, solange der dazugehörige Verein registriert ist und diese Daten für die Vereinshistorie benötigt. Sobald der Verein seine Mitgliedschaft beendet, werden sämtliche Daten aus seinem Account gelöscht. Da die Nutzung für Vereine kostenpflichtig ist, greifen bei einigen Dokumenten und Daten gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Diese betragen in der Regel 6 oder 10 Jahre, je nachdem, um was für ein Dokument es sich handelt (z.B. Bestellung, Rechnung, E-Mails). In diesen Dokumenten können personenbezogene Daten enthalten sein (z.B. Name eines Mitglieds), die dann ebenfalls der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Das gilt auch dann, wenn der Account gelöscht wird.

Wenn du MYRC aufrufst, dich anmeldest oder einen Eintrag machst, wird deine IP-Adresse aus Sicherheitsgründen jeweils für 7 Tage gespeichert. Das machen wir für den Fall, dass Unbefugte auf MYRC zugreifen und dafür deine Daten benutzen. Durch die Speicherung der IP-Adresse können wir solche Dinge im Nachhinein klären und vielleicht sogar an die Polizei weitergeben.

12. Wer bekommt deine Daten?

Wir setzen Auftragsverarbeiter für das Hosting von MYRC ein. Die Plattform (und damit auch deine personenbezogenen Daten) wird also in einem Rechenzentrum gespeichert. Wir haben dieses sorgfältig ausgesucht und auch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DS-GVO geschlossen.

MYRC ist eine nicht öffentliche Plattform – ausschließlich registrierte Mitglieder, die einem Verein angehören, können die Funktionen nutzen. Auf die personenbezogenen Daten in deinem Account hast nur du Zugriff. Deine Zugangsdaten sind natürlich auch besonders geschützt und können nur von dir persönlich eingesehen und verändert werden.

Dein Benutzername und deine Vereinszugehörigkeit sind aber für andere Mitglieder sichtbar (vor allem, wenn dein Name im Fahrtenbuch steht). Dein Verein kann auf bestimmte Angaben zugreifen und verändern, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

13. Welche Rechte hast du?

Wenn es um Datenschutz geht, hast du ziemlich viele Rechte. In der DS-GVO gibt es einige Artikel, die sich nur damit beschäftigen und wir müssen dich in dieser Datenschutzerklärung darüber informieren. Hier hast du einen Überblick über deine Rechte, die du uns gegenüber jederzeit geltend machen kannst:

Recht auf Auskunft (Artikel 15 DS-GVO): wir teilen dir auf Anfrage mit, welche Daten wir von dir gespeichert haben und was wir mit ihnen machen (weil du vielleicht das Gefühl hast, wir speichern zu viel von dir)
Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DS-GVO): falls wir falsche Angaben von dir gespeichert haben, kannst du eine Anpassung verlangen (weil du vielleicht einen neuen Nachnamen hast)
Löschung (Artikel 17 DS-GVO): wenn du MYRC nicht mehr nutzen möchtest, kannst du die Löschung deiner Angaben und deines Accounts verlangen (weil du vielleicht nicht mehr rudern möchtest)
Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO): wenn du etwas Bestimmtes nicht mehr akzeptieren willst, kannst du eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen (weil du z.B. nicht mehr willst, dass dein Benutzername angezeigt wird)
Datenübertragung (Artikel 20 DS-GVO): du kannst von uns verlangen, dass wir deinen Datensatz an dich übergeben

Wenn wir deine personenbezogenen Daten aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 f) DS-GVO verarbeiten, kannst du jederzeit widersprechen. Soweit es besondere Gründe gibt, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben und wir kein übergeordnetes Interesse an der Verarbeitung haben, werden wir die Verarbeitung stoppen.

Sofern du uns eine Einwilligung erteilt hast, dass wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen, darfst du diese Einwilligung jederzeit zurücknehmen (widerrufen). Hierzu musst du keinen Grund angeben.

Du kannst diese Rechte jederzeit ausüben. Das heißt allerdings nicht, dass sie auch erfüllt werden. Du kannst z.B. nicht die Löschung deiner Daten verlangen und gleichzeitig Mitglied bei MYRC bleiben. Wir werden dir in so einem Fall aber erklären, warum wir dein Recht nicht erfüllen können. Wende dich bitte immer an die Adresse aus dem Impressum, wenn du deine Rechte wahrnehmen möchtest.

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zum Datenschutz zu beschweren. Eine Übersicht der zuständigen Aufsichtsbehörden erhältst du, wenn du diesem Link folgst.